2014級 碩班 科技組 林伯勳

 

  我有幸在第19屆全國科法研討會中擔任行政組組長一職,藉由這次的經驗,讓我深入了解一場研討會從最先期的準備到收尾時的每一個環節,令我受益良多。雖然大部分的人可能會認為行政組是最簡單的工作,然而實際擔任行政組組長後,我才發現每一場光鮮亮麗的研討會背後,其實幕後都有一群默默付出的工作人員。在此,我謹向所辦的各位鐵娘子與行政組的工作夥伴們,致上最高的謝意。

 

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  由於長期合作餐點的商家已於今年停止營業,因此從今年8月初,我就在新竹四處尋訪經濟實惠又可外送的餐點。藉此,我發現其實在新竹有許多令人食指大動的美食,雖然我也因此而增加了不少重量…。而在挑選餐點時,餐點是否美味當然是首要考量,但還必須考量餐點的預算、商家可否外送、便當盒的外型、調整數量的時點、菜色整體搭配的美觀度、餐點的賞味時間……等等看似不起眼的因素,更重要的是還必須考慮該商家是否有長期合作的機會,以替日後須舉辦活動的學弟妹們與商家打下良好的關係。

 

  而一場活動中最重要的就是與會來賓,因此宣傳工作乃至關重要。而在本次活動中,行政組的工作夥伴,不知從哪裡,在短短的一個晚上蒐集到兩、三百筆的連絡資訊,令我十分佩服。而我自己也被要求於短短的一天內,完成七張海報,雖然後來有如期達成,不過後來一周內也陸陸續續投注不少時間地修改了幾次。而這次的經驗,讓我更嫻熟在法律上,不論是文字或是圖像等等各種的表達方式。

 

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.222222   此外,要舉辦一場研討會,還有各式各樣的文件、器材需要整理與申請。在申請方面,舉凡旗幟與海報的布置權、招待所的住宿權、場地的使用權、各式器材的借用權;在文件方面,上至論文集認證的申請(這件事真的會令人感到天崩地裂),下至贊助名單的整理、協辦單位的確認與與會人士簽到的製作;在器材方面,則須從所上清點出所有需要的設備,若有不足還得事先購買,甚至還有不少需要自行製作。幸好我有一群超級罩的行政組工作夥伴,使得相關工作皆能順利地進行。

 

  在研討會結束後,行政組的工作並未因此而結束。除了必須確實地將借用的器材清點並歸位外,還需調查慶功宴的出席、餐點與座位,而事後相關資料的蒐集與紀錄更是半點馬虎不得。而且今年與往年不同,是由行政組員們負責將所有設備運回所上,因此我真的相當感謝願意額外支援的各位好朋友們,感謝各位的情義相挺!

 

  當然,除了上列事項外,還有各種雜七雜八的工作需要處理,而且論文組與議程組的成員們亦是各種繁忙。因此在活動的前幾天,據我所知,各組組長與總召皆在所辦留到非常晚,回去後亦是不得休息。然而因我僅負責行政組這部分的工作,因此其他組的工作內容我只能說「請待下回分曉」另外,關於本次研討會更多的精彩內容,請見即將出刊的《第39期科法領航電子報》。
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國立交通大學 科技法律學院 科技法律研究所

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